皆様がメールを受信し、その結びに「返信不要です」との一文が添えられている場合、どのような印象を抱くでしょうか？現在、このフレーズを巡っては、様々な意見が交わされています。
メールで「返信不要」失礼? 街の人の声
卒業論文の締め切りが迫るある大学生が経験した話です。
この学生は、以前自分が参加していた研究室の社会人の上級生から、メールで助言を受け取っていました。
その上級生はメールの終わりに「お忙しいと思いますので、返信は不要です」と付け加えてくれていたのです。これは、学生に余計な負担をかけさせないようにとの思いやりからであり、学生はそれをありがたく思っていました。
そこで、彼は自分の指導教授にメールを送る際にも、「返信不要です」と似たような表現を使いました。
しかし、彼が期待していた反応とは異なり、教授からは「返信するかどうかは受け取った側が決めること。その言い方は失礼だと思う」という意外なフィードバックを受けました。相手に配慮したつもりが、思わぬ誤解を招いてしまったのです。
この話を聞いた市民からは様々な意見が出ています。
憤りを見せた教授は、ちょっと過剰反応かなと
目上の人に（返信不要と）伝えるのは、よろしくないと思う。失礼。上から物申している感じ
返信不要「ありがたい」8割 調査結果も
そもそも、メールでの「返信不要」アリなのかナシなのか？街の反応は？
ビジネスメールだったらナシかな。言って得することがない。返信を受け取りたくないという印象を与えるんじゃないか
長く続いて無駄だなと思った時に、これ以上は大丈夫ですと言うのは、優しさの範疇（はんちゅう）かな
僕たちの中では、むしろ気遣いで使うことがあるので。失礼になるという認識はなかった
私は日頃からメールのやり取りが多い仕事をしているので。返事がないことによって、本当にそれ伝わってる?と。逆にこっちが不安になる時もあるので。自分から送ることは絶対にないかな
Z世代の社員が多数を占めるある民間企業で行われた内部調査によると、上司から「返信不要」と明記されたメールを好意的に受け止める従業員が全体の80%に達したと報告されています。
なんて返せばいいんだろうみたいに、一回考える時間があるので。そこを考えなくて済むというか、ありがたいと思う
企業によって違う…お互い歩み寄り必要?
返信を求めないことにより、ビジネスメールの作成にかかる時間や労力を省くことができ、それが自らの業務に専念できるという利点につながるという意見も出ています。
この調査を行った企業の責任者は、以下のように述べています。
泉澤恵一朗代表
企業によっては（返信不要という表現が）違うという方もいらっしゃるのは事実。そこに対しては合わせないといけないと、しっかり（社員に）説明している。お互い歩み寄るのが必要なんだとは思ってます
「返信不要です」の丁寧な言い方、優しい言い方をチャットGPTさんに聞いてみた
「返信不要です」の丁寧な言い方や優しい言い方の例を教えてください。
「返信不要です」というフレーズをより丁寧や優しい言い方で伝えたい場合、以下のような表現が考えられます：
- 「お忙しい中恐縮ですが、ご返信は特に必要ございません。」
- 「ご多忙と存じますので、お手数をおかけしないよう返信は不要です。」
- 「ご確認のみで結構です。返信はご自由になさってください。」
- 「ご一読いただければ幸いです。返信についてはお気になさらず。」
- 「この件に関しては、返信をお待ちしておりませんのでご安心ください。」
- 「忙しいところ恐れ入りますが、返信はご無理なさらないでください。」
- 「返信は必須ではありませんので、ご都合に合わせていただければと思います。」
- 「この度はご確認だけで結構です。返信につきましてはお任せいたします。」
- 「返信の必要はございませんので、どうぞお時間に余裕があるときにご覧ください。」
- 「ご返信については、お気遣いなく。ご一読賜れれば幸甚です。」
これらの表現は、相手に対する配慮を示しつつ、メッセージの内容を柔らかく伝えることができます。
専門家の反応は？
「返信不要」はCC/BCCでの広範な通知や、資料や情報のメモ書きの送信など、要件を伝える目的ではないメールに添えることが多いです。要件を伝えるメールならどちらかの「確認しました」やあいさつで締めるほうが無難です。
相手との関係性もありますが、メールのやりとりの回数を減らす・止める方向へと自然に持っていくなら「次はまた○○までに連絡します。」「要件があれば明日の朝に確認します。」「今日はこれで休ませてもらいます。」など、軽く時間や予定を伝える方法もあります。
「返信不要」が失礼か否かの前に、これが社交辞令、テンプレのようになっている今、そこに本来あるはずの配慮や誠意がなく、事務的に行われていることが問題だろう。心からそう書いているのではなく、会社に言われているからのように見える。
このフレーズが流行り始めたのは2010年前後だったと記憶している。実はタイパ重視の今風のものではなく、意外と古いということを確認しておきたい。当時は新鮮なフレーズであった。
ただ、いまやメール自体が古いサービスとなっており、メッセンジャーなどが広がっている。返信か否かの前に、まず既読がつくかどうかが大切であり、リアクションは「返信」とは限らない。
返信が必要か否かを示さなくても、相手が自然にアクションしたくなるもの、さらには配慮が感じられるやりとり、返信を本当にしなくても寛容であることなどの方がむしろ大切ではないか。返信不要と書きつつ一方的に通達するのも暴力だ。
ネットの反応は？
それまでのやり取りの内容によりますね。
事務連絡や十分にやり取りして、あとは挨拶くらいしかないとなっていれば、返信不要はありがたいです。
逆にちゃんと煮詰まっていない、まだ確認事項があるのにそういうメールが来たら、そういう態度なのか、となりますね。
基本的に相手の行動を悪くは取らないので、ムッとはしにくい方ですが、シチュエーションを間違えないようにしなきゃな、とは思いますね。
場合によるかと
とり急ぎの報告や、連絡などで途中経過だったり、いつどこで集合ですといった決定事項を伝える場合はつけてあげた方が優しいと感じますが、 業務報告や日報、相談に返信不要としてもそこで打ち切られると困る内容ってあるんですよ。
上記を踏まえて適切に使えばいい配慮だと思います。
編集後記
自分のターンで終わらせたい派の人は返信不要って入ってるとモヤるかもですね。
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