近年、私たちが気づかないうちにビジネスマナーが大きく変わってきています。
あるライターさんのお話をみてみましょう。
例を挙げると、連載している記事に関して、メディアや関連企業からコメントの要望や新たな記事執筆の依頼がよく届きます。これらのオファーはありがたいものなので、基本的には応じるようにしていますが、スケジュールが合わない場合や自分には不向きだと感じた時は、礼儀正しく断るようにしています。
ところが、断りの連絡をした後、以前であれば
承知しました。次回、また何かあればよろしくお願いします
といった返事が返ってくるのが通例でしたが、最近はそうした返信が一切ないことに気づきました。つまり、従来の「一往復半」のやり取りではなく、「一往復」で終わることが、現代のビジネスシーンでの新常識になりつつあるようです（全ての人がそうではありませんが）。
この変化について周囲の人たちに尋ねてみると、多くの人が同じような体験をしており、一様に違和感を感じていました。さらに調べてみると、終わりの挨拶を省略する人が問題なのではなく、特に若い社員の間で、簡潔なやり取りを好む文化が根付いていることがわかりました。
何がこの変化の背後にあるのでしょうか。
デジタルコミュニケーションの変化
かつてビジネスコミュニケーションでは、メールを介したやり取りが中心であり、正式な挨拶や丁寧な締めの言葉が一般的なエチケットとして重んじられていました。しかし、現代ではチャットアプリケーションや短文のメールが普及し、コンパクトでストレートなコミュニケーションスタイルが好まれるようになりました。このような変遷は、従来のメール交換で求められた細やかなマナーや礼儀を大きく削減しています。
リモートワークの影響
リモートワークが広まることで、直接的なオフィス内コミュニケーションが少なくなりました。これは、よりカジュアルなコミュニケーション方法の増加を促し、ビジネスエチケットへの関心の低下をもたらしています。
例として、ビデオ会議時の服装選びや背景設定など、以前のオフィス環境では必要とされなかった側面が、新しいマナーの一環として重要視されています。しかしながら、全体的にはシンプルで省略されたスタイルへの傾向が顕著になっています。
時短かつ効率化したビジネス遂行
働き方改革が進む中、労働時間の厳格な管理下で、業務の効率化が強く求められるようになりました。その結果、仕事を速く正確に進めることが優先され、不必要な業務は極力排除する傾向にあります。この考え方は、相手にも適用され、無駄な時間を消費させないよう気を配ることが求められています。
この背景から、最後の返信をスキップする行為は、現代のビジネスシーンでは不適切ではなく、時間効率を考慮すれば合理的であり、相手の時間を節約する適切な対応として若手社員たちに受け入れられているようです。
ビジネス環境や時代の変化に伴い、適切な行動も変わっていきます。マナーが変化するのは歴史的に見ても珍しくありません。
例えば、タクシーでの席次は、過去の世代に教えられたものと現在の基準が異なります。また、オンライン会議の参加タイミングも、企業によっては開始時刻にログインすることが一般的です。
しかし、世代や企業文化によって適切な行動は大きく異なり、過去の慣習を無視することが、将来的に関係構築に悪影響を及ぼす可能性があることも理解しておく必要があります。
最後の返信を省略することの利益やコストパフォーマンスについて、再考する価値があるとされています。時代がさらに進むと、現在の丁寧なメール交換の慣習が、時代遅れや非常識と見なされる可能性もあることを留意すべきです。
「一往復半」で、長期的にはビジネスが効率化
心理学者ロバート・チャルディーニの著作『影響力の武器』（2023年に新版が発行され、オリジナルは1991年に誠信書房から出版）で取り上げられている、人間の心理を利用した説得技術に「拒否後の譲歩」という方法が紹介されています。この手法は「ドア・イン・ザ・フェイス・テクニック」とも称され、最初に相手に大きな要求をして拒否された後、小さな要求へと移行することで、相手の承諾を得やすくするというものです。
この戦略は、初めに提示された大きな要求が拒否されたあとに出される、より小さな要求が相手によって譲歓の一環とみなされることに依存しています。人は通常、他者からの譲歩に対して何らかの形で報いたいという感覚を持つことが多い（相互性の原理）。従って、最初に提示された大きな要求の後で出された小さな要求は、相手からの「譲歩」と捉えられやすく、結果として受け入れやすくなり、応答しやすい状況を作り出します。
たとえば、非営利団体がボランティアを募集していて、最初に2週間連続でのフルタイム参加を求めたとします。この要求は多くの人にとって難しいもので、拒否されることが予想されます。しかし、その後で1日限りのボランティア活動への参加を依頼すると、初めの要求に比べて格段に承諾しやすくなり、より多くの人がこの提案に応じる可能性が出てきます。
最初に提案を断った際の心理的な罪悪感から、次に来るより手軽な依頼（先の要求よりも要求度が下がっていると感じられるもの）に対しては、受け入れる確率がぐんと上がります。
このように、将来的な関係性を考えた場合、「了解しました。次の機会があればまたご協力ください」というようなメールを送ることにかかる30秒程度の時間は、長期的な見通しで見れば価値がある投資と言えます（ただし、相手に再度接触する意図が全くない場合は、この期待値は低くなるかもしれません）。
「一往復」ではなく「一往復半」のコミュニケーション方式への回帰は、個人だけでなく企業にも大きな利益をもたらす。この点は、ある程度のビジネス経験を積んだ人々には明らかなはずだ。ただし、若手社員が顧客とどのようなメール交換をしているかは明らかではなく、彼らが30秒を節約することで生じる期待値の減少について、管理層も十分に認識していない可能性がある。
それにもかかわらず、短期的な「タイムパフォーマンス」を優先することが、実際には長期的な効率の低下を招いていることは、若い世代にとっても損失であると言えるだろう。
このようにしてみると、今議論されている「一往復」だけで完結するやり取りだけではなく、短期的な視野に限定したコストパフォーマンスを優先する行動が、企業や個人の将来的な価値を下げる原因となっている場合が多い。企業は、現場の社員が長期的な価値を損なうような行動を取っていないか、徹底的に検証すべきである。これは単にビジネスマナーの課題を超え、ビジネス成果に直接関わる重要な改善点である。
チャットGPTさんに聞いてみた
チャットGPTさんが考える理想的なメールの終わり方ってありますか？
メールの終わり方は、そのメールの文脈や相手との関係性、目的によって変わりますが、一般的には丁寧で相手に感謝の意を示しつつ、今後の関係を良好に保つための表現を含めることが理想的です。以下に、様々な状況に応じた理想的なメールの終わり方をいくつか例示します。
ビジネスシーン
- フォーマルなビジネスメール: 「この度は貴重なお時間を割いて頂き、誠にありがとうございました。今後ともどうぞ宜しくお願い申し上げます。」
- カジュアルなビジネスメール: 「ご協力いただき、本当にありがとうございます。何か質問があればいつでもご連絡ください。引き続きよろしくお願いします。」
個人的なメール
- 友人や知人へ: 「また近いうちに会えるのを楽しみにしています！その時はぜひお話しましょう。元気でね！」
- お礼のメール: 「このたびは本当にありがとうございました。あなたの優しさに深く感謝しています。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
応用編
- プロジェクト提案や依頼メール: 「ご検討のほど、よろしくお願いいたします。このプロジェクトについてご質問やご意見がございましたら、お気軽にお知らせください。」
- 返信を促すメール: 「ご都合の良い時にご返信いただけますと幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、ご連絡を心よりお待ちしております。」
これらの終わり方は、受け手が尊重されていると感じるような表現を心がけ、同時に今後のコミュニケーションの扉を開いておくことが重要です。メールのトーンや内容に合わせて適切な結びの言葉を選ぶことが、良好な関係構築につながります。
メールは1往復で終わらすのと1.5往復で終わらすのはどちらが良いと思いますか？
メールのやり取りを「1往復」で終わらせるか「1.5往復」で終わらせるかの選択は、コミュニケーションの目的、関係性の深さ、文化的背景、そして効率性と礼儀をどのように重視するかによって異なります。それぞれの方法には利点と場面に応じた適切さがあります。
1往復で終わらせる場合
利点:
- 効率性: 忙しいビジネス環境では、短く効率的なコミュニケーションが好まれることが多く、時間の節約につながります。
- 明確性: 議論が1往復で完結している場合、余計な情報や返信がないため、必要な情報のみが交換され、混乱が少ない。
適した場面:
- 簡潔な情報交換が求められるビジネスのやり取り。
- 受け取り手がメールの量に圧倒されている場合。
- 相手との関係が既に確立しており、フォーマリティを省略しても誤解の恐れがない場合。
1.5往復で終わらせる場合
利点:
- 関係性の維持・強化: 「ありがとうございます」や「今後ともよろしくお願いします」などの追加の返信は、相手への敬意を示し、良好な関係を維持するために役立ちます。
- 未来のコミュニケーションへの扉を開く: 末尾の返信で好意的な印象を残し、将来的なコミュニケーションの可能性を高めます。
適した場面:
- 新しいビジネス関係やフォーマルな環境でのコミュニケーション。
- 相手への感謝や尊敬を特に示したい場合。
- コミュニケーションを通じて信頼関係を築きたい場合。
結論
どちらの方法が「良い」と言えるかは、コミュニケーションの文脈に大きく依存します。効率を最優先する場合や、受け手が大量のメールに対処している状況では「1往復」が適切かもしれません。一方で、関係構築や礼儀を重視する場合、特に新規のビジネス関係やフォーマルな設定では「1.5往復」の方が望ましいと言えるでしょう。最終的には、相手との関係、状況の繊細さ、そして何を最も重視するかに基づいて判断することが重要です。
専門家の反応は？
20年近く営業コンサルティングをしているゆえ、本記事に書かれていることはよく理解できる。営業で意識すべきことは「良くすること」ではなく「悪くしないこと」だ。精神論と受け止められるかもしれないが、すべて「損得勘定」「投資対効果」で意思決定をしていると、確実に結果は伴わなくなる。まさに記事にある通り、長期的視点からすると「タイパ（タイムパフォーマンス）」が悪くなるのだ。
将来的な相手からのリターンを期待して、断れても「一言感謝の気持ちを添えて返信する」という発想も大事だ。しかしそれよりも大事なのは、心意気である。社会人として、人間として、どうすべきかを考えて礼儀を忘れない姿勢を持ち続けるべきだ、ということ。礼節をわきまえないでいると、それが思考のクセになって長期的に見るとリターンが低くなる。あくまでも20年近くやってきた経験則だが。
新たなツールの登場、社会環境の変化を受けて、コミュニケーションのトレンドは、日々変化します。
それは避けられないことであり、元に戻ることはありません（今、「得意先には手紙で連絡を取りなさい」と言われても、現実的じゃないですよね）。
もちろん個人的には、情緒としての「最後の半往復」は欲しいとは思う方ですが、それはそれ。LINEの「マルハラ」問題しかり、ひとつひとつ対応していくしかないでしょう。
数年後、数十年後のビジネスシーンでは「昔って、断られたあとに、もう一声『またお願いします』って送ってたらしいよ」「なにそれ、ありえないんだけど（笑）」と言っている可能性は高いのです。
ネットの反応は？
別にテクニックとか深い考えでしていたわけじゃないけれど、断られたりした時こそ丁寧に返すのは意識していた。
断わるのは相手としても心苦しいのに心苦しい思いをさせて申し訳ないという気持ちが自然と出てくるから。
今となってはだけどそういう対応こそが後の信頼に繋がることもあったと思う。 やっぱり人間同士の気持ちの思い合いが自分の人生を支えていると思う。
世代間ギャップは色々ありますが、問題点を指摘するとハラスメントといわれたり……。
ざっくりとの表現ですが、「若い人」は怒られる経験や目上の人に対する敬意とかを知らないのだと思います。
先日、若手に仕事を教えたら自分勝手に進めて、間違えを指摘しても、その場では分かりましたと答えるのですが、何度も同じ間違えを繰り返し、少しキツめに怒ると、別の担当業務なら実力を出せると主張されました。
子供の頃に甘やかされて育てられ、生活環境も特に苦労することなく今に至っているのが影響していると思います。
こういう人達が社会の中で大半を占めるようになるのでしょうが、どんな社会になるのか不安です。
私は60を超え、有難いことに様々な年齢・階層・企業規模の方とのやり取りが日常の業務となっています。
あくまでも私の理解ですが、30年前も今も外部との関係性も含めて良質な仕事を進める方に共通しているのは、相手の立場に立って配慮できる方である。 残念ながら社長や部長レベルでも他責で自己視点な人は存在し、20代の方でも誠実で真摯な方はおられる。 結局は時代もツールもあまり関係なく、その方の資質によるものだと思っています。
誠実で真摯な方に信頼していただけるような言動を心掛けていたいと思っています。
ビジネスは人と人との関係で成り立っているからね。
断るほうも申し訳ないなあ、という感情があるから、
断りのメールに対して何らかの返信があれば、
次はお願いしようと思うけど、
何の返信もなければ二度と仕事の依頼が来ることは無いだろう。
返信のメールなんて５分もあればできる。
その5分の積み重ねが大切なのですね。
編集後記
LINEのマルハラとか色々ありますが、こういった文化・慣習が若い子たちにあると理解しておくというのが重要な気がしますね。
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